Um digitale Kommunikationstools wertvoll zu machen, reicht das bloße technische Implementieren nicht aus. In der Corona-Krise zeigt sich, wie es Teams gelingt, über die Distanz produktiv zusammenzuarbeiten.
Umsteigen aufs Homeoffice
Der von den Behörden anlässlich der Corona-Virus-Krise quasi über Nacht angeordnete Umstieg auf Homeoffices klang in den verängstigten Ohren vieler Staatsbürger gut. Das Funktionieren des Umstiegs blieb den Unternehmen überlassen und war – je nach Grad der schon davor geleisteten digitalen Entwicklungsarbeiten – in vielen Fällen nur partiell von Erfolg gekrönt.
In einigen
Betrieben fehlt es noch an passender Hard- und Software. Die Annäherung an
digitale Arbeitsformen erfolgte bisher vielerort in vorsichtigen Schritten der
Annäherung. So heißt es zum Beispiel: „Ja, wir wollen ein Social Intranet; aber
nicht mit der Möglichkeit, dass dort alle Mitarbeiter etwas posten dürfen.“ Oder:
„Ja wir haben Yammer; aber bisher nur mit einigen verpflichtenden Gruppen wie Unternehmenskommunikation
oder Human Resource. Kundendienst und Call Center sind da noch nicht
eingebunden.“ Oder: „In unserer Mitarbeiter-App übermitteln wir den Mitarbeitern
Trainingspläne, Informationen zu Produkt-News und besonderen Aktionen. Darüber
hinaus setzen wir stark auf Face-to-Face-Führung in den einzelnen Abteilungen.“
Die Konsequenz sieht
zum Beispiel so aus: Ein Bankberater sitzt weiter in seiner Filiale und wartet
dort auf Kundschaft, die – angesichts des Corona-Virus – nicht kommt. Denn zu
Hause kann er sich nicht über VPN in das Firmennetzwerk einwählen und er
verfügt auch nicht über ein Firmentablet.
Die nächste Erkenntnis – auch für jene Unternehmen, die schon im Vorfeld ihre Hausaufgaben gemacht und den Mitarbeitern Homeoffice ermöglicht haben: Wenn die komplette Firma im Homeoffice arbeitet, reichen tägliche Conference Calls und klare Zielvorgaben nicht aus.
Es gilt den Wegfall der alltäglichen Face-to-Face-Kommunikation zu ersetzen, die zufällige Begegnung in der Kaffeeküche zum Beispiel. Betriebe müssen das Auf-Sich-Allein-Gestellt-Sein abfedern, motivierende Botschaften senden, Teamgeist über digitale Schranken hinweg verstärken.
Das erste Signal des Managements, das gerade in Zeiten krisenhafter Umbrüche eine besonders wichtige Rolle spielt, sollte Lob, Dank und Wertschätzung beinhalten. Zum Beispiel Lob und Dank dafür, dass die Belegschaft trotz aller Widrigkeiten ihr bestes gibt.
Es sind außerdem
Botschaften gefragt, die zeigen, dass die Teamarbeit nach wie vor funktioniert –
zum Beispiel mit Statements und Fotos, die demonstrieren, wie auch der Chef im
Homeoffice arbeitet und sich mit Mitarbeitern austauscht.
Informationen
darüber, wie es in Zukunft mit dem Unternehmen und der eigenen Arbeit
weitergeht, sind ebenfalls zentral. Denn ansonsten entsteht schnell eine
lähmende Unsicherheit.
Und dann muss es Unternehmensleitung und Führungskräften noch gelingen, die Mitarbeiter ins Boot zu holen. Digitale Medien bieten die Möglichkeit zum interaktiven Austausch. Die Schwierigkeit besteht nur darin, die Scheu zu überwinden, sich zu Wort zu melden. Chefs haben da eine Vorbildwirkung. Außerdem ist Krativität gefragt: So können Geschenke und Gewinnspiele helfen, die Beteiligung anzuregen – oder persönliche Ermutigungen und Hilfestellungen der Kommunikationsverantwortlichen.
Last, but not
least: Hinter allen digitalen Kommunikationsformen in Unternehmen muss eine
virtuelle Organisationsstruktur stehen – mit genau definierten Regeln für die
folgenden Punkte: Wer sagt was über welche Kanäle? Hinzu kommen gut geplanten
Vorgaben, welche Informationen an welche Mitarbeiter heranzutragen sind.
Je früher es
Unternehmen gelingt, die Mitarbeiter mit Engagement auf die neuen digitalen Formen
der Zusammenarbeit einzustimmen, desto schneller können sie alle Vorteile der
Digitalisierung nutzen (wie Schnelligkeit, Effizienz, vereinfachtes
Projektmanagement oder verbessertes Wissensmanagement) und desto schneller
können sich Unternehmen selbst an krisenhaft veränderte Umstände anpassen. Das
Motto lautet hier: Wer seine Hausaufgaben in digitaler Kommunikation zügig erledigt
hat, behält die Nase vorne im Wettbewerb.
Praxistipps:
- Wählen Sie das digitale Medium für die Mitarbeiterkommunikation, das Sie in technischer Hinsicht am schnellsten, einfachsten und kostengünstigsten implementieren können.
- Investieren Sie vor allem in ein detailliertes inhaltliches Konzept, das sicherstellt, dass die MitarbeiterInnen das neue Tool wirklich nützen.
- Planen Sie ergänzende Kommunikationsmaßnahmen/-inhalte, um die MitarbeiterInnen angesichts der neuen Arbeitssituation bei Laune zu halten und für das Verwenden der neuen digitalen Tools zu begeistern.
Literaturtipps
Erfolgreiche Interne Kommunikation im Digital Workplace (E-Book). Von Kristin Engelhardt, Springer Verlag 2020.
Erfolgreiche Mitarbeiterkommunikation für CEOs (E-Book). Von Kristin Engelhardt, Springer Verlag 2020.
