Die globale Mobilität trägt seit Jahrzehnten dazu bei, dass multinationale Unternehmen die richtigen Talente an den richtigen Orten einsetzen können. Was sich bereits vor der weltweiten Covid-19-Pandemie abzeichnete, verstärkt sich seitdem rasant: Arbeitsformen ohne formellen Standortwechsel in eine andere Stadt oder ein anderes Land liegen im Trend. So erfreut sich das Arbeiten aus dem Homeoffice im Ausland großer Beliebtheit. Zugleich stellt es HR-Teams vor Herausforderungen in der operativen und rechtskonformen Gestaltung.
Zwei Faktoren treiben den Trend in Richtung grenzüberschreitendes Homeoffice: Zum einen fordern Mitarbeitende in grenznahen Regionen immer stärker eine Gleichstellung mit den im Inland lebenden Personen hinsichtlich Homeoffice. Zum bietet grenzüberschreitendes Arbeiten in Zeiten des Fachkräftemangels zusätzliche Chancen am Jobmarkt.
Möglichkeiten und Chancen
1. Zugang zu einem breiteren Talentpool
Einer der offensichtlichen Vorteile des grenzüberschreitenden Arbeitens aus dem Homeoffice ist der Zugang zu einem vielfältigeren Talente-Pool, der nicht auf lokale oder regionale Personen beschränkt ist. Das ist insbesondere für Unternehmen in sehr spezialisierten Branchen oder an entlegenen Standorten interessant. Ebenso lässt sich die Arbeitsteilung im Konzern anders organisieren, wenn Organisationen Fachkräfte da rekrutieren, wo sie auch tatsächlich zu finden sind. So haben etliche Unternehmen gezielte Initiativen gesetzt, um Personen mit bestimmten Qualifikationen anzulocken, wie etwa IT-Fachkräfte in Süd- und Osteuropa. Einzelne Länder wiederum erkennen darin die Chance, sich als interessanter Standort für ambitionierte Fachkräfte zu etablieren. Portugal zum Beispiel holt mit einem speziellen „Digital Nomad Visum“ vermehrt junge und gut ausgebildete Fachkräfte ins Land, welche dann wieder einen Talente-Pool für Unternehmen in anderen EU-Mitgliedstaaten bilden.
2. Kosteneffizienz
Das Recruiting von Mitarbeitenden aus dem Ausland kann mit erheblichen Kosten verbunden sein – einschließlich Visa, Umzug und Unterbringung. Verringerte Büroflächen und Infrastrukturkosten sowie unterschiedliche Lohnniveaus in verschiedenen Ländern helfen den Unternehmen, Kosten zu sparen, ohne die Qualität der Arbeit zu beeinträchtigen. Um Kostenvorteile nicht zu verlieren, ist es aber wichtig, diese Arbeitsmodelle gut zu durchdenken und zu planen. Ansonsten drohen versteckte Steuer- und Compliance-Kosten.
3. Flexibilität und Work-Life-Balance
Im Homeoffice können Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten flexibler gestalten und eine bessere Work-Life-Balance erreichen. Insbesondere für Personen in grenznahen Gebieten kann das ein echter Benefit sein, wenn dadurch das tägliche Pendeln über die Grenze entfällt. Unternehmen, die ihren Teams diese Option ermöglichen, leisten damit nicht zuletzt auch einen Beitrag zur Mitarbeitermotivation und -bindung.
Herausforderungen
Obwohl das grenzüberschreitende Arbeiten aus dem Homeoffice viele Vorteile bietet, gibt es auch Herausforderungen, die Unternehmen kennen und berücksichtigen sollten.
1. Rechtliche und regulatorische Komplexität
Das Arbeiten im Ausland wirft rechtliche und regulatorische Fragen auf. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die geltenden nationalen Arbeitsgesetze und Steuervorschriften einhalten, vor allem in Bezug auf Arbeitsgenehmigungen, Arbeitnehmerschutz, Abgaben, Sozialversicherung und Datenschutzregelungen. Offen ist auch die Frage, wie diese Personen vergütet beziehungsweise administriert werden sollen, zum Beispiel wenn es große Unterschiede zwischen dem Gehaltslevel im Heimatstaat der Fachkraft und dem Sitzstaat des Unternehmens gibt.
2. Klare Richtlinien und Compliance
Unternehmen müssen Richtlinien für das grenzüberschreitende Arbeiten im Homeoffice entwickeln. Die erste Frage ist sehr oft, in welches Sozialversicherungssystem das Unternehmen für die Mitarbeitenden beziehungsweise die beschäftigten Personen selbst einzahlen müssen. Hier kam es im Sommer zu Änderungen innerhalb der EU mit der Rahmenvereinbarung für Teleworker (ab 1. Juli 2023), die allerdings noch nicht alle EU-Staaten umgesetzt haben.
Allein von dem Umstand, wie oft die Mitarbeitenden tatsächlich ins Büro kommen, leiten sich unterschiedliche sozialversicherungsrechtliche und steuerrechtliche Implikationen ab. Im Bereich des Arbeitsrechts ist etwa zu klären, wie hoch der Urlaubsanspruch oder die maximale Arbeitszeit sind. Auch macht es Sinn, als Unternehmen zuerst Länderkombinationen, die mit geringeren Auswirkungen verbunden sind, zu identifizieren und mit diesen einen Pilotbetrieb zu starten.
3. Effektive Kommunikation und Technologie
Die Zusammenarbeit in internationalen Teams – eventuell über mehrere Zeitzonen hinweg – kann herausfordernd sein. Die Koordination von Meetings und Projekten erfordert eine effektive Kommunikation und den Einsatz von Technologien, die eine gute Zusammenarbeit unterstützen.
Hier spielt auch die Unternehmenskultur eine wichtige Rolle: Von ihr hängt ab, wie Teams gesteuert und geführt werden (wollen). Bei der erstmaligen Umsetzung von grenzüberschreitenden Homeoffice-Modellen ist eine “Starthilfe” für Führungskräfte und Teams sowie eine laufende Betreuung sinnvoll.
4. Kulturelle Unterschiede und Diversität
Kulturelle Unterschiede können zu Missverständnissen und Konflikten führen. Unternehmen sollten Schulungen anbieten, um die interkulturelle Kompetenz ihrer Mitarbeiter zu stärken. So fördern sie ein besseres Verständnis und eine erfolgreiche Zusammenarbeit.
5. Sicherheit und Datenschutz
Die Implementierung von Sicherheitsvorkehrungen und Richtlinien zum Schutz von Daten und Informationen ist unerlässlich, insbesondere wenn Mitarbeitende sensible Informationen über internationale Grenzen hinweg teilen. Die Beschäftigten müssen sich der Risiken bewusst sein und die Sicherheitsprotokolle befolgen.
Fazit
Homeoffice über Ländergrenzen hinweg ist für Firmen und Mitarbeitende vorteilhaft. In der Vorbereitung ist HR besonders gefordert, die jeweiligen Arbeitsmodelle gründlich auszuarbeiten, rechtlich zu überprüfen und Trainings dazu anzubieten. Firmen müssen Regeln aufstellen und genau beschreiben, in welchen Ländern Homeoffice möglich ist und wer welche Kosten trägt. Dabei gilt es, die nationalen arbeitsrechtlichen Regelungen zu beachten und zu klären, wer die administrativen Aufgaben im Ausland erledigt – das Unternehmen selbst oder ein externer Dienstleister wie zum Beispiel ein “Employer of Record”, der als Arbeitgeber:in fungiert.
Beim Einstellen im Ausland sollten Organisationen immer die Kosten und den Nutzen jeder Anstellung bedenken und die eigene Firmenmarke im Zielmarkt richtig einschätzen. Netzwerke und Partner können nützlich sein, um passende Bewerberinnen und Bewerber zu finden und sie dauerhaft für die Firma zu gewinnen.
