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Vom Hype zur Realität. Wie Unternehmen die Möglichkeit von ChatGPT & Co. nutzen

Mit der Einführung von ChatGPT hat das Unternehmen OpenAI Wellen geschlagen: Expert:innen sehen in der Anwendung einen der größten Meilensteine seit der Erfindung des Computers. Rasch sind neue Wettbewerber hinzugekommen, der Markt ist in Bewegung. Dabei polarisiert diese Technologie auf vielen Ebenen. Während Bildungseinrichtungen Plagiate befürchten, sorgen sich andere um ihre Arbeitsplätze. Wie können Unternehmen KI-Lösungen nutzen und welche Risiken bergen sie?

// AUTOR
Andreas Hladky

Partner bei PwC Österreich und Leiter des Bereichs Digital Consulting, AI & XR Transformation

Das Potenzial der generativen KI ist enorm – und sie ist zunehmend in Gebrauch. Letzteres zeigen Zahlen einer Umfrage von PwC unter 1.000 Österreicher:innen: 18 Prozent der Befragten nutzen bereits ChatGPT, auch wenn sich die Nutzerzahlen in den verschiedenen Generationen unterscheiden (Abbildung 1).


Doch trotz steigender Nutzung löst der Einsatz künstlicher Intelligenz auch Ängste aus. So denken zwei Drittel der von uns Befragten, dass KI-Anwendungen heimische Arbeitsplätze bedrohen. Vor allem in der Gen Z ist diese Sorge verbreitet (Abbildung 2).

Das Vertrauen in künstliche Intelligenz ist der Befragung zufolge gering. Besonders verbreitet sind dabei Befürchtungen, dass die Technologien Betrug und Falschinformationen Vorschub leisten sowie den Datenschutz unterwandern könnten. (Abbildung 3).

Auch in den Unternehmen werden KI-Anwendungen wie ChatGPT kontrovers diskutiert. Denn vielen ist noch unklar, wie sich die Technologien effektiv und sicher im Geschäftsumfeld einsetzen lassen. In diesem Beitrag möchte ich auf Anwendungsmöglichkeiten im HR-Management eingehen. Dabei werde ich anhand von fünf Beispielen aufzeigen, welche Potenziale KI-Lösungen bieten und wie sich potenzielle Risiken im Zusammenhang mit künstlicher Intelligenz reduzieren lassen.

  1. Stellenbeschreibungen und Jobinserate
    Auch wenn viele Stellenbeschreibungen mittlerweile auf Templates basieren, müssen HR-Verantwortliche diese oftmals umformulieren, wenn sie Stelleninserate verfassen. ChatGPT & Co. können hier Abhilfe schaffen und binnen Sekunden eine natürlich klingende, vollständige Stellenanzeige verfassen. Die Qualität hängt stark von den Anweisungen, sogenannten Prompts, ab. Diese sollten spezifisch sein und lassen sich durch Eingeben zusätzlicher Anweisungen sukzessive optimieren. Prompts effizient zu nutzen (auch Prompt Engineering genannt) ist ein neuer Wissensbereich, der wohl zu den begehrtesten Fähigkeiten am Jobmarkt gehört.
  2. Vorbereiten von Interviewfragen und E-Mails
    Auch bei der Vorbereitung eines Vorstellungsgesprächs kann künstliche Intelligenz unterstützen. Sie ist in der Lage, Fragen auszuarbeiten, mit denen Unternehmen Bewerber:innen besser kennenlernen, zum Beispiel: „Nenne mir 10 Fragen zu den Kommunikationsfähigkeiten von Bewerber:innen.“ Für den E-Mail-Verkehr lassen sich über Anwendungen wie ChatGPT Vorlagen erstellen. Das können Einladungen für ein Vorstellungsgespräch sein oder Antworten auf Standardfragen wie: „Ist meine Bewerbung schon eingegangen?“
  3. Zusammenfassen von Berichten und anderen Dokumenten
    KI-Lösungen sind auch gut darin, große Textvolumen in Form von Berichten, Memos, Trainingsunterlagen oder Richtlinien zusammenzufassen und auf den essenziellen Inhalt zu reduzieren. Dies erleichtert die Arbeit für HR-Manager:innen erheblich. Denn Analysen durch eine KI sind gerade bei großen Datenmengen oftmals genauer als menschliche, da die KI weniger voreingenommen ist und nicht ermüdet. Allerdings müssen die User:innen die gültige Rechtslage sowie interne Datenschutzrichtlinien beachten. Insbesondere datenschutzrelevante Dokumente wie Personalinformationen, Krankenstände oder Gehälter sollen Unternehmen nicht mit der Verbraucherversion von ChatGPT verarbeiten lassen, da die Daten in ein Drittland übermittelt werden – ein Schritt, der strenge Anforderungen für den Schutz der Daten voraussetzt. Auch die Transparenz über die Verarbeitung der Daten ist bei ChatGPT und OpenAI noch nicht 100-prozentig gegeben, insbesondere hinsichtlich der Weiternutzung für Training und Modelloptimierungen. Daher ist es empfehlenswert ein eigenes Modell zu trainieren, um unternehmensinterne Dokumente sicher zu bearbeiten. Wir haben bei PwC bereits einen eigenen Prototyp entwickelt, der Berichte bis auf Kernaussagen zusammenfassen kann. Über eine Schnittstelle, die jener von ChatGPT ähnelt, können Mitarbeitende mit dem Sprachmodell interagieren und etwa Fragen zu bestimmten Berichten stellen („Wie hoch war die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen im Jahr 2021?“).
  4. Onboarding, Training und Self-Service
    Ein weiterer relevanter KI-Bereich für HR ist das Onboarding. Die Basis dafür ist eine Datenbank mit firmeninternen Materialien, auf welche die Anwendung zurückgreifen kann. Wer neu in das Unternehmen einsteigt, kann der KI im Onboardingprozess Fragen stellen, zum Beispiel: „Wie kann ich Urlaubstage beantragen und Arbeitsstunden buchen?“ Anders als bei einem Chatbot mit einem starren Frage-Antwort-Katalog ist hier die Interaktion natürlicher und die KI kann kontextuell passende Antworten wiedergeben. Das Onboarding lässt sich dadurch zwar nicht komplett ersetzen, aber die künstliche Intelligenz kann dieses Programm ergänzen.
    Nach demselben Prinzip lassen sich Trainingseinheiten entwickeln, bei denen die Lernenden mit dem Sprachmodell interagieren. Beispiele hierfür sind Compliance-Trainings oder die Schulung über Produktspezifikationen oder Kundenservice. Dabei beantwortet eine KI-Applikation Fragen. Sie kann aber auch selbst Fragen stellen und den Lernfortschritt überprüfen. Mit einem ähnlichen Ansatz lässt sich die Anwendung in eine Self-Service-Plattform für Mitarbeitende umwandeln. Viele HR-Manager:innen erhalten täglich eine Flut von Anfragen zu allgemeinen Themen. Ein Chatbot kann diese Arbeit deutlich erleichtern.
  5. Überprüfen von internen Richtlinien und Gesetzen
    Personalverantwortliche können ein KI-Sprachmodell nutzen, um sicherzustellen, dass ihre Personalrichtlinien und -praktiken konsistent und in Übereinstimmung mit örtlichen Vorschriften sind. So lassen sich rechtliche Verstöße oder Imageschäden vermeiden. Allerdings ist es hierbei oft notwendig, ein eigenes Sprachmodell zu entwickeln. Denn einerseits arbeitet das aktuelle Basismodell von OpenAI (GPT-4) nur mit Daten bis 2021, andererseits ist es grundsätzlich nur in der Lage, relativ allgemeine Informationen zu erzeugen. Darüber hinaus sind datenschutzrechtliche oder andere regulatorische Faktoren zu bedenken.

ChatGPT & Co. stößt an Grenzen
Obwohl ChatGPT und andere KI-Anwendungen HR-Manager:innen erheblich unterstützen, ist auch ihr Einsatz mit Grenzen verbunden. So kann eine KI keine emotionale Unterstützung bieten, umfassende Strategien entwickeln oder die Unternehmenskultur gestalten. KI-Anwendungen wie ChatGPT können bei solchen Themen helfen, aber sie sind nicht in der Lage, menschliche Interaktion und Urteilsfähigkeit zu ersetzen. Hinzu kommen andere Limitationen wie Voreingenommenheit. Da eine KI mit großen Datensätzen trainiert wird, die Menschen geschaffenen haben, übernimmt sie auch Vorurteile, die in diesen Daten zum Ausdruck kommen. So kann es sein, dass sie politische Haltungen widerspiegelt oder Menschen aufgrund ihres Geschlechts oder aufgrund von anderen Aspekten diskriminiert. Darüber hinaus kann eine KI Fehler machen, wenn sie mit fehlerhaften Daten trainiert wurde. So entsteht „kohärenter Unsinn“, also Angaben, die logisch klingen und eloquent formuliert sind, aber User:innen in die Irre führen.

Generative KI im Unternehmen einführen
Einen tatsächlichen Mehrwert erzielen Unternehmen mit KI-Anwendungen in den meis-ten Fällen erst dann, wenn sie ein eigenes Sprachmodell etablieren, das auf einer Basistechnologie wie zum Beispiel GPT-4 beruht. So können sie datenschutzrechtliche oder qualitätsbezogene Probleme vermeiden.

// WAS IST EINE GENERATIVE KI?
Generative KI, zu der ChatGPT gehört, ist ein Zweig der künstlichen Intelligenz, die
sich auf die autonome Erstellung von Inhalten konzentriert. Sie basiert auf Algorithmen
und Modellen, die aus großen Mengen von Texten und Daten lernen. So
erkennt sie Muster und Strukturen in den Daten und verwendet dieses Wissen, um
neue Texte, Bilder oder sogar Musik zu erstellen. In der Praxis wird generative KI in
verschiedenen Anwendungen eingesetzt, wie zum Beispiel bei der automatischen
Erstellung von Texten für Nachrichtenartikel oder der Entwicklung von kreativen
Inhalten wie Gedichten und Kunst.
Sie unterscheidet sich daher von maschinellem Lernen, das sich grundsätzlich darauf
konzentriert, Muster und Informationen aus vorhandenen Daten zu extrahieren,
um Vorhersagen oder Entscheidungen zu treffen.

// WAS IST EIN SPRACHMODELL?
Ein KI-Sprachmodell (engl. „Large Language Model“, LLM) ist ein Computerprogramm,
das entwickelt wurde, um Texte oder gesprochene Sprache zu verstehen
und darauf zu reagieren. Sprachmodelle verstehen nicht nur Wörter, sondern können
auch Texte generieren, die so klingen, als hätten Menschen sie verfasst. Außerdem
ist es möglich, mit diesen Modellen zu sprechen, indem man Fragen stellt
oder Anweisungen gibt.
Sprachmodelle lassen sich in einer Vielzahl von Anwendungen einsetzen, um die
Kommunikation zwischen Menschen und Computern zu verbessern. Ein Beispiel
ist ein Chatbot, der auf Fragen von Menschen informativ und intelligent reagiert.

Wichtige Schritte bei der Einführung eines KI-Modells

  1. Konzeption der Anwendung: Das Unternehmen konzipiert das Ziel sowie die Eigenschaften der Anwendung mit allen Anforderungen.
  2. Datenvorbereitung: Im nächsten Schritt sammeln und strukturieren die Verantwortlichen HR-Daten, Richtlinien und Dokumente. Es ist wichtig, diese Materialien zu bereinigen und zu ordnen, um sie für das Sprachmodell verwendbar zu machen.
  3. Training und/oder Feinschliff des Modells: Nun wählt das Unternehmen ein geeignetes Sprachmodell. Die Wahl hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie den Fähigkeiten des Modells, der Skalierbarkeit und der Kompatibilität mit bestehenden Systemen. Danach lässt sich das Modell mit den aufbereiteten Daten oder Dokumenten weiter trainieren oder feinschleifen.
  4. Integration: Sobald das Modell ausgewählt und trainiert ist, muss es nahtlos in das Ökosystem des Unternehmens (existierende Systeme, Tools und Apps, oder auch E-Mail-Anbieter sowie in das Intranet) integriert werden. Diese Integration beinhaltet die Entwicklung einer benutzerfreundlichen Schnittstelle, über die HR-Manager:innen und Beschäftigte mit ChatGPT interagieren können.
  5. Sicherheit und Compliance: Datensicherheit und das Einhalten von Datenschutzbestimmungen sind bei der Implementierung von ChatGPT in HR-Prozesse unabdingbar. Zum Schutz der von ChatGPT verarbeiteten sensiblen Daten sollten Unternehmen robuste Sicherheitsvorkehrungen treffen, wie beispielsweise sichere Hostings beziehungsweise Cloud-Anbieter für die Sprachmodelle oder auch APIs und Datenverschlüsselung. Darüber hinaus müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie die geltenden Datenschutzbestimmungen einhalten.
  6. Schulung, Testen und Feedback: Sobald das Sprachmodell in Verwendung gehen kann, sollen Unternehmen potenzielle Nutzer:innen schulen und die Lösung testen. Feedback-Schleifen ermöglichen eine kontinuierliche Optimierung.

// FAZIT
KI-Anwendungen bieten HR-Manager:innen viele Vorteile. Sie automatisieren mühsame Aufgaben, vereinfachen die Talentakquise und können Engagement steigern, indem sie personalisierte Unterstützung bieten. Diese Funktionen ermöglichen es HR-Teams, sich auf strategische Aktivitäten zu konzentrieren, Zeit zu sparen und datengestützte Entscheidungen zu treffen. Dennoch ersetzt die KI in den meisten Fällen die Menschen nicht, sondern unterstützt und vereinfacht Arbeitsabläufe. Sie steigert auch die Produktivität, sodass sich Arbeitsnehmende auf kreativere Aspekte konzentrieren können.

Das derzeitige Misstrauen der Gesellschaft in KI liegt durchaus an der Komplexität der Technologie. In der Vergangenheit sind wir neuen Technologien, wie dem PC oder dem Internet, ähnlich zaghaft begegnet – entsprechend wird auch die KI in Zukunft im Alltag der Menschen ankommen. Um möglichst schnell und sicher die Vorteile in vollem Umfang nutzen zu können, ist eine Implementierung und das Trainieren der Sprachmodelle im eigenen Haus empfehlenswert. Dies ist mit Unterstützung oftmals unkomplizierter als gedacht. So können auch mittelständische und kleine Unternehmen den Nutzen von ChatGPT & Co. im HR-Management sowie anderen Bereichen voll ausschöpfen.

Dieser Artikel stammt aus der personal manager Ausgabe 6/23

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