Social Media Plattformen haben längst
Einzug gehalten in die Arbeitswelt. Dabei vermischen sich auf Xing, LinkedIn,
Facebook & Co. oft Berufliches und Privates. Viele Menschen kommunizieren über
soziale Netzwerke mit ihren Freunden, pflegen dort aber auch berufliche
Kontakte. Sie informieren sich über Hobbys und erfahren, was es Neues in ihrer
Branche gibt. Zudem teilen sie private und berufliche Inhalte. Für Arbeitgeber können
die Social-Media-Aktivitäten ihrer Mitarbeiter zwar nützlich sein, aber sie
bergen auch Risiken.
Wenn Mitarbeiter auf Social Media zum Beispiel interne Informationen verbreiten, extreme politische Ansichten vertreten oder sich schlichtweg im Ton vergreifen, kann dieses Fehlverhalten auf das Unternehmen zurückfallen. Vorbeugen können Arbeitgeber, indem sie eine Social Media Guideline aufsetzen, die festlegen, wie Mitarbeiter in Bezug auf ihre Arbeit soziale Medien nutzen dürfen. Genau das geschieht in Unternehmen aber noch zu selten – oder nicht gründlich genug, sagt Anna Mertinz, Arbeitsrechtsexpertin bei KWR Rechtsanwälte: „Es gibt nach wie vor viele Unternehmen, die keine oder nur eine sehr einfache Social Media Guideline haben“, so die Rechtsanwältin. „Das ist sehr riskant.“ Denn Mitarbeiter könnten Arbeitgebern durch ihre Social-Media-Aktivitäten schaden.
Dabei ist nicht immer böser Wille oder
eine radikale Grundhaltung im Spiel. So kann ein Mitarbeiter, der über Social
Media für das eigene Unternehmen wirbt, gegen das Wettbewerbsrecht verstoßen. Auch
wer aus Unachtsamkeit Betriebsgeheimnisse ausplaudert oder sensible Informationen
über Kollegen weitergibt, gerät unter Umständen mit dem Gesetz in Konflikt und
schadet seinem Unternehmen.
Was können die Guidelines leisten?
Social Media Guidelines können …
- auf
die rechtlichen Regelungen hinweisen, gegen die Mitarbeiter bei der Nutzung von
Social Media Plattformen verstoßen können.
- Beispiel
dafür bringen, welche Postings in Ordnung – oder sogar erwünscht – sind und
welche nicht.
- informieren,
welche sozialen Medien Beschäftigte beruflich nutzen dürfen.
- festlegen,
ob es grundsätzlich erlaubt ist, soziale Medien während der Arbeit auch privat
zu nutzen.
- im
Umgang mit sozialen Medien schulen und Regeln der Netiquette vermitteln.
Sie können Mitarbeitern zwar nicht
vorschreiben, was sie in ihrer Freizeit auf Social Media Plattformen unternehmen.
Allerdings können sie darauf hinweisen, dass Mitarbeiter dann, wenn sie ihren
Social-Media-Auftritt auch beruflich nutzen oder die Aktivitäten im
Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit stehen, mit ihren Äußerungen sehr
vorsichtig sein müssen.
Die Social-Media-Agentur viermalvier.at hat auf einer Website Beispiele für Social Media Guidelines zusammengetragen (https://www.social-media-guidelines.com/), die sich mit diesem Thema auseinandersetzen. So geht das Österreichische Roten Kreuz in seiner Social Media Guideline explizit auf die Vermischung von Dienst und Privatleben in sozialen Medien ein. Hier sei „gesunder Menschenverstand“ gefragt, heißt es in der Richtlinie: „Je mehr man sich selbst im Umfeld des Roten Kreuzes positioniert, umso mehr muss man auch mit seinen Aussagen aufpassen“, erklärt die Guideline, um anschließend ein Beispiel zu geben: „Wenn das eigene Profilfoto beispielsweise in Rotkreuz-Uniform aufgenommen wird, dann ist es nicht angebracht, parteipolitische Statements abzugeben oder sich in einen (partei)-politischen Diskurs einzumischen.“ Weiters warnt die Richtlinie davor, persönliche Geschäfte auf Social Media mit den Anliegen des Roten Kreuzes zu vermischen. Zudem gibt sie Tipps für die Netiquette, speziell dann, wenn der Umgangston anderer User entgleist.
Die Agentur vibrio stellt in ihren Richtlinien Regeln für
den Umgang mit dienstlichen Social-Media-Accounts auf, wie zum Beispiel: „Auf
dienstlichen Social Media Accounts werden das eigene Unternehmen, sowie
Partner, Kunden und Lieferanten des Unternehmens nicht kritisiert.“ Bezogen auf
private Accounts stellt die Guideline klar, dass
Mitarbeiter diese auch dienstlich nutzen könnten, allerdings sollten sie
verantwortungsvoll damit umgehen und sich loyal zum Unternehmen verhalten. Kritik
an Partnern, Kunden und Lieferanten solle beispielsweise unterbleiben, die
Postings dürften nicht die wirtschaftlichen Interessen des Arbeitgebers
gefährden. Der private Charakter von Äußerungen solle zudem immer klar
erkennbar sein. Der Arbeitgeber gibt den Mitarbeitern sogar eine entsprechende
Formulierung an die Hand: „Die Inhalte auf dieser
Seite sind meine persönliche Meinung und repräsentieren nicht die Positionen,
Strategien oder die Meinung von vibrio.“
Beide Beispiele zeigen, wie Unternehmen
anhand von Beispielen klarstellen können, wie sie sich den Umgang mit Social
Media wünschen. Rechtsanwältin Mertinz rät Arbeitgebern, die Richtlinien sprachlich
so einfach wie möglich zu halten, auf verschachtelte Sätze und Fremdwörter zu
verzichten (oder letztere zu erklären). Wichtig seien zudem konkrete Beispiel,
an denen sich die Mitarbeiter orientieren können. Hilfreich sei zudem, eine Ansprechperson
im Unternehmen zu definieren, an die sich Mitarbeiter wenden können, wenn sie
Fragen zur Social-Media-Nutzung haben.
„Wichtig ist aber auch, darauf hinzuweisen,
dass Verstöße gegen Social Media Guidelines Konsequenzen haben können –
arbeitsrechtliche, zivilrechtliche und andere, wie zum Beispiel auch
Reputationsverlust“, stellt Mertinz klar.
Sie plädiert dafür, die wichtigsten
Regelungen schon in den Dienstvertrag mit aufzunehmen – oder im Vertrag auf die
Social Media Guideline zu verweisen. Die Guideline sollte außerdem nicht nur im
Intranet oder in der Personalabteilung aufliegen. Stattdessen ist es ratsam,
jedem Mitarbeiter ein Exemplar auszuhändigen und dieses zur Kenntnisnahme unterschreiben
zu lassen. Damit die Richtlinie nicht in der Schublade verstaubt und veraltet,
ist es natürlich auch ratsam, diese regelmäßig zu prüfen und bei Bedarf zu
aktualisieren..
Wer übrigens sichergehen will, dass
Mitarbeiter die Social Media Guideline des Unternehmens nicht nur kennen,
sondern auch anwenden, sollte Workshops anbieten, in denen Beschäftigte an
praktischen Beispielen üben können. Denn Übung macht bekanntlich den Meister.
Webtipp
Weitere Infos bietet das Video-Interview mit Anna Mertinz über Social Media Guidelines.
