Wie digital ist Ihre Personalarbeit?
Softwarelösungen können die Personalarbeit schneller und besser machen. Daher arbeiten derzeit auch viele Unternehmen daran, ihre Lösungen zu optimieren. Dies zeigt der aktuelle HR-Software-Report, für den die Fachzeitschrift personal manager und das HRM Institute 122 HR-Verantwortliche, Führungskräfte und Manager:innen in der DACH-Region befragt haben. Erstmalig untersucht der Report den Umgang mit KI in der Personalarbeit. Jedes fünfte Unternehmen nutzt künstliche Intelligenz bereits im HR-Management. Aufholbedarf diagnostiziert die Studie unter anderem bei der Integration und Skalierbarkeit vorhandener Softwarelösungen. Zudem schöpfen viele Organisationen die Potenziale nicht aus, die HR-Analytics-Anwendungen für die strategische Personalarbeit bieten.
Steigert Software die Performance in der Personalarbeit?
Keine Frage: HR-Software ist für die meisten HR-Verantwortlichen wichtig. 93 Prozent der Befragten bewerten die Bedeutung digitaler Tools für das Human Resources Management als eher hoch oder sehr hoch. Doch inwieweit führt Software in der Praxis zu einer besseren Performance in der Personalarbeit? Eine „starke“ oder sogar „sehr starke“ Steigerung der Performance von HR durch digitale Lösungen nehmen immerhin 53 Prozent der Befragten wahr. 44 Prozent diagnostizieren eine leichte oder mittlere Verbesserung. Weitere 3 Prozent sehen keine Verbesserungen. Diese Zahlen belegen, dass Software die Schlagkraft der Personalarbeit in den meisten Fällen erhöht. Wie hoch die Verbesserungen ausfallen, hängt letztlich von den gewählten Lösungen und ihrer Nutzung durch die Personalverantwortlichen selbst ab.
Welche Bedeutung hat HR-Software aus Ihrer Sicht für eine erfolgreiche Personalarbeit?
Abbildung 1
Inwieweit hat Software für HR in den vergangenen Jahren zu einer besseren Performance der Personalarbeit Ihrer Organisation beigetragen?
Abbildung 2
Insgesamt arbeiten 88 Prozent der Befragten für Unternehmen, die HR-Software nutzen. 12 Prozent haben keine digitale Lösung für die HR-Arbeit im Einsatz – ein Wert, der über die Jahre relativ stabil geblieben ist. Die Gründe dafür, dass Unternehmen keine HR-Software haben, reicht von der geringen Organisationsgröße über niedrige Budgets bis hin zum fehlenden Bewusstsein für den Nutzen digitaler Tools. Allerdings wollen 60 Prozent der Organisationen, die derzeit keine Software für die Personalarbeit verwenden, in den kommenden zwölf Monaten eine HR-Lösung einführen.
Decken die digitalen Lösungen wichtige HR-Prozesse ab?
Bewerbermanagement, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Arbeitszeitmanagement (inklusive Zeit- und Zutrittskontrolle) sind seit Jahren bei den Top-3-Nennungen der Funktionsbereiche, für die Unternehmen aktuell Software im Einsatz haben. Sie führen auch heuer das Ranking der HR-Prozesse an, die Unternehmen durch Software unterstützen. Ebenfalls sehr häufig im Einsatz sind Lösungen für Recruiting, Personalverwaltung, Kommunikation, Mitarbeiterumfragen und Mitarbeiterportale. Für andere Aufgaben des HR-Bereichs kommt deutlich seltener HR-Software zur Anwendung. Dazu gehören Performancemanagement und Workforcemanagement (jeweils nur 21 Prozent) sowie Laufbahn- und Nachfolgeplanung (10 Prozent).
Deckt die vorhandene Software alle zentralen Prozesse der Personalarbeit ab? Wie bewerten die HR-Verantwortlichen selbst die digitale Reife ihrer HR-Organisation? Darüber wollten wir gerne mehr erfahren und haben die Teilnehmenden gebeten, den Digitalisierungsgrad der Personalarbeit in ihrem Unternehmen einzuschätzen. Das Ergebnis: Immerhin 36 Prozent nehmen einen „eher hohen“ oder „sehr hohen“ Digitalisierungsgrad ihrer Personalarbeit wahr. Jeder zweite Befragte (50 Prozent) verortet den eigenen HR-Bereich bezogen auf die digitale Reife im Mittelfeld. Von niedrigen oder sehr niedrigen Digitalisierungsgraden berichten 14 Prozent.
Wie schätzen Sie den Digitalisierungsgrad der Personalarbeit in Ihrem Unternehmen ein?
Abbildung 3
Der Blick in ausgewählte Prozesse der Personalarbeit liefert ein noch differenzierteres Bild: So ist die digitale Unterstützung in Vergütung und Lohnabrechnung besonders verbreitet. Für diesen Bereich geben 73 Prozent der Befragten einen eher hohen oder sehr hohen Digitalisierungsgrad an. Deutlich seltener ist der Softwareeinsatz zum Beispiel im Performancemanagement. Für diesen Prozess geben nur 20 Prozent einen eher hohen oder sehr hohen Digitalisierungsgrad an.
Wie hoch schätzen Sie den Digitalisierungsgrad in ausgewählten Bereichen Ihres Personalmanagements ein?
Recruiting
Vergütung/Lohnabrechnung
Performancemanagement
Personalentwicklung/Weiterbildung
Abbildung 4
Künstliche Intelligenz
Der Einsatz künstlicher Intelligenz ist gleichsam die nächste Stufe der Digitalisierung. Jedes fünfte Unternehmen (20 Prozent) nutzt im Personalbereich bereits KI-Anwendungen – insbesondere in Recruiting, Bewerbermanagement, Kommunikation und Ideenmanagement.
Wir haben die Studienteilnehmer:innen, deren Unternehmen künstliche Intelligenz im Personalmanagement einsetzen, gefragt, wie sich der Nutzen von KI-gestützten Funktionen auf Candidate und Employee Journey auswirken. Wie erleben Mitarbeitende und Bewerber:innen ein Unternehmen, wenn sie mit einer firmeneigenen KI kommunizieren? Die Hälfte der Befragten aus dieser Gruppe glaubt, dass der Einsatz von KI sowohl Vor- als auch Nachteile für die Wirkung auf potenzielle und vorhandene Mitarbeitende mit sich bringt. Ein Drittel (33 Prozent) bewertet die Auswirkungen aber als „eher positiv“. 14 Prozent der Befragten sehen dagegen „eher negative“ Auswirkungen, 5 Prozent „sehr negative“.
Ein sehr gemischtes Bild zeigt sich auch bezogen auf die Frage, in welchem Maße KI-gestützte Funktionen in der HR-Software bisher dazu beigetragen haben, die Effizienz der HR-Prozesse zu steigern, zum Beispiel über das Automatisieren von Routineaufgaben oder eine bessere Entscheidungsfindung. Die Antworten nach dem Schulnotensystem reichen von „sehr gut“ (14 Prozent) bis zu „ungenügend“ (24 Prozent). Einschränkend sei hier aber angemerkt, dass die Gesamtheit der Befragten, die wir zu ihren Erfahrungen mit KI befragen konnten, mit 20 Prozent der Teilnehmenden eher gering war, was die Aussagekraft dieser Ergebnisse etwas einschränkt. Es bleibt also abzuwarten, welche Erfahrungen Unternehmen mit dem Einsatz künstlicher Intelligenz in Zukunft sammeln werden.
Integration und Skalierbarkeit
Die Integration der HR-Tools in die Softwarelandschaft des Unternehmens ist ein möglicher Stolperstein für die Digitalisierung der Personalarbeit – und die Antworten deuten tatsächlich an, dass es hier zuweilen hakt. So spricht die mit 45 Prozent größte Gruppe der 122 Befragten von einem „mittleren Integrationsgrad“ der bestehenden HR-Software in die Systemlandschaft der Organisation. Insgesamt gibt es bei diesem Thema den Antworten zufolge noch Luft nach oben. Etwas besser steht es um die Skalierbarkeit von HR-Softwarelösungen. Offensichtlich lässt sich ein großer Teil der Lösungen flexibel an neue Anforderungen anpassen, was zum Beispiel dann relevant werden kann, wenn das Unternehmen wächst oder international expandiert. Doch auch in dieser Hinsicht schneiden nicht alle Tools gut ab. Zwar berichten mehr als die Hälfte (56 Prozent) der Befragten von einer „sehr guten“ oder „eher guten“ Skalierbarkeit, 36 Prozent aber von einer „mittelmäßigen“. Dass ihre HR-Software gar nicht oder nur geringfügig skalierbar ist, sagen 12 Prozent der Befragten.
Nutzt HR Kennzahlen für die strategische Arbeit?
Das Reporting ist ein wichtiger Grund für den Einsatz von HR-Software – und viele HR-Verantwortliche achten bei der Auswahl einer neuen Software auch stark auf die entsprechenden Funktionalitäten. 68 Prozent der Betriebe werten regelmäßig Kennzahlen aus, um die Personalarbeit zu optimieren. Dieser Wert ist im Vergleich zum Vorjahr (69 Prozent) recht stabil geblieben. In diesem Jahr wollten wir zusätzlich wissen, welchen Beitrag HR Analytics zur strategischen Entscheidungsfindung im Personalbereich leistet. Nutzt HR die Kennzahlen, um das Personalmanagement strategisch auszurichten? 26 Prozent der Befragten geben an, dass die Daten und Analysen einen „sehr hohen“ oder „hohen“ Beitrag zur strategischen Personalarbeit leisten. 47 Prozent bewerten den Beitrag von HR Analytics auf die strategische Entscheidungsfindung als „mittel“. Weitere 27 Prozent sehen „gar keinen“ oder „einen geringen“ Beitrag. Diese Ergebnisse zeigen, dass derzeit mehr als ein Viertel der Unternehmen die Potenziale von HR Analytics in der strategischen Personalarbeit nicht nutzt.
Wie stark tragen Daten und Analysen aus Ihrer HR-Analytics-Software zur strategischen Entscheidungsfindung im Personalbereich bei (z. B. bei der Talentakquise, Mitarbeiterentwicklung, Nachfolgeplanung)?
Abbildung 5
32 Prozent der Studienteilnehmer:innen arbeiten zudem für Unternehmen, die gar keine HR-Kennzahlen erheben. Die Gründe dafür liegen zum Beispiel im hohen Aufwand, der fehlenden Kompetenz in diesem Bereich und im schlechten Zusammenspiel der verschiedenen Unternehmensbereiche. 47 Prozent dieser Befragten geben jedoch an, ihr Unternehme plane, in den kommenden zwölf Monaten HR-Kennzahlen zu erheben und auszuwerten.
Welche neuen Lösungen sind gefragt?
Etwa die Hälfte der Befragten (52 Prozent) berichtet von Softwareprojekten im HR-Umfeld, die in den kommenden zwölf Monaten in ihren Unternehmen anstehen. Sie wollen bestehende Lösungen erweitern oder neue einführen. Die Funktionsbereiche, in denen die neuen Tools zum Einsatz kommen, sind sehr divers – und reichen von Bewerbermanagement, Personalentwicklung und Recruiting bis hin zu Risikomanagement und Zeitarbeit. Abbildung 6 zeigt die Top-10-Nennungen.
Für welche HR-Prozesse möchte Ihr Unternehmen künftig neue oder zusätzliche Software einsetzen? (Top-10-Nennungen)
Abbildung 6
Was sind wichtige Auswahlkriterien für eine HR-Software?
Grundsätzlich legen die Befragten bei einer Softwarelösung vor allem Wert auf Bedienbarkeit, Datensicherheit, Stabilität beziehungsweise Zuverlässigkeit sowie auf gute Reportingfunktionen. Doch auch das Abdecken wichtiger HR-Prozesse und ein guter Support sind ihnen wichtig. Hinzu kommen die Erweiterbarkeit der Softwaremodule und die Verwaltung der Zugriffsrechte.
Was ist der größte Nutzen von HR-Software?
Abbildung 7
Wie zufrieden sind HR-Verantwortliche mit ihrer Software?
Die HR-Verantwortlichen schätzen an ihren vorhandenen digitalen Lösungen, dass sie die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Prozesse erhöhen (75 Prozent), Zeitersparnisse bringen (66 Prozent) und helfen, die Kosten zu senken (40 Prozent). Einige Befragte betonen, dass Software die Produktivität steigert, das Reporting erleichtert, alle wichtigen Daten an einem zentralen Ort verfügbar hält und Datenschutzregelungen automatisch abbildet.
Mit ihrer aktuellen Software sind 79 Prozent zufrieden oder sehr zufrieden, 22 Prozent sind damit unzufrieden oder sehr unzufrieden. Ein verbreiteter Kritikpunkt ist die Benutzerfreundlichkeit. 19 Prozent der Befragten bewerten ihre aktuelle Lösung bezogen auf die Bedienerfreundlichkeit nur als „ausreichend“ oder „ungenügend“. 33 Prozent erleben sie als „befriedigend“.
Wie bewerten Sie die Benutzerfreundlichkeit der von Ihnen eingesetzten Software für die Personalarbeit, insbesondere im Hinblick auf Benutzeroberfläche, Zugänglichkeit und individuelle Anpassungsmöglichkeiten?
Abbildung 8
Auf die Frage nach den Problemen, die Unternehmen mit ihrer HR-Software haben, berichten die Studienteilnehmer:innen besonders häufig, dass Schnittstellen zu anderen Lösungen nicht funktionieren (63 Prozent). 47 Prozent sagen, dass ihre Tools wichtige Prozesse oder Teilschritte der HR-Arbeit nicht abdecken. 42 Prozent beklagen einen schlechten Service des Anbieters, 40 Prozent eine eingeschränkte Funktionstüchtigkeit der Software. Weitere Kritikpunkte sind, dass Lösungen technisch nicht weiterentwickelt werden oder einen hohen Pflegeaufwand bei der Dateneingabe mit sich bringen. 15 Prozent der Befragten arbeiten für Unternehmen, die in den nächsten zwölf Monaten den Anbieter der HR-Software wechseln möchten.
Wie gut kennen HR-Verantwortliche den Softwaremarkt?
Ihren eigenen Überblick über den Markt der Softwarelösungen bewerten die Befragten eher positiv. Zwölf Prozent betrachten ihn als „sehr gut“, 29 Prozent geben sich die Schulnote „gut“, 40 Prozent immerhin ein „befriedigend“ und 11 Prozent ein „ausreichend“. Nur 8 Prozent schreiben sich einen „ungenügenden“ Überblick über den HR-Softwaremarkt zu. Mehr Angebote wünschen sich die HR-Interessierten für Funktionen wie Onboarding, Personalentwicklung, Personalcontrolling, Wissensmanagement oder Laufbahn- und Nachfolgeplanung. Es bleibt abzuwarten, inwieweit die Anbieter von Softwarelösungen diesen Wünschen in den kommenden Jahren entgegenkommen.
Zur Studie
Für den HR-Software-Report befragen die Fachzeitschrift personal manager und das HRM Institute einmal im Jahr HR-Verantwortliche, Führungskräfte und Manager:innen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz zum Einsatz von Softwarelösungen für das Personalmanagement. An der diesjährigen Befragung im April und Mai 2024 haben 139 Personen teilgenommen. 122 davon haben den Fragebogen vollständig ausgefüllt, sodass ihre Antworten in die Auswertung einflossen.
Die meisten Teilnehmer:innen haben eine HR-Funktion inne, darunter waren 37 Prozent Personalleiterinnen und -personalleiter, 6 Prozent Leiter:innen Recruiting und 5 Prozent Leiter:innen Personalentwicklung. 70 Prozent der Befragten arbeiten in Österreich, 29 Prozent in Deutschland und 7 Prozent in der Schweiz.
Quelle: Praxisratgeber hr-software aktuell
