Digitalisierung in der Personalarbeit: Auf dem Weg zur Reife ― aber mit Baustellen

HR-Software-Report-2025: Künstliche Intelligenz, People Analytics, Systemintegration. Die Erwartungen an digitale Tools in der Personalarbeit sind hoch. Doch wie ist der tatsächliche Status quo in den Unternehmen? Der HR-Software-Report 2025/2026 zeigt: Die Digitalisierung schreitet weiter voran, doch bei der Integration unterschiedlicher Tools, ihrer strategischen Anwendungen und beim Einsatz von KI bleiben viele Potenziale ungenutzt.

KI in der Personalarbeit: Verhaltener Aufbruch

27,6 Prozent der Führungskräfte und HR-Verantwortlichen, die an der diesjährigen Befragung teilgenommen haben, arbeiten für Unternehmen, die künstliche Intelligenz in der Personalarbeit nutzen. Gegenüber dem Vorjahreswert (22,2 Prozent) ist das ein Anstieg. Eingesetzt wird KI vorwiegend in Bewerbermanagement und Recruiting, in der digitalen Kommunikation (zum Beispiel bei Video- oder Telefonkonferenzen) oder im Ideen- und Wissensmanagement.

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Hat KI dazu beigetragen, die Effizienz und Effektivität der Personalarbeit zu verbessern? Die Antwort auf diese Frage fällt eher verhalten aus. Nur 20 Prozent der Teilnehmenden konnten oder wollten zu diesem Punkt ihre Einschätzung abgeben. Knapp die Hälfte bewertet den Einfluss von KI auf Effizienz und Effektivität als „befriedigend“. 28 Prozent beobachten „sehr gute“ oder „gute“ Verbesserungen. 12 Prozent erleben „ausreichende“ und weitere 12 Prozent nur „ungenügende“ Zugewinne an Effizienz und Effektivität.

Wie sich KI auf Candidate und Employee Journey auswirkt, haben 19 Prozent der Teilnehmenden beantwortet. Die Hälfte sieht „eher positive“ Auswirkungen von künstlicher Intelligenz auf die Erfahrungen von Bewerbenden und Mitarbeitenden mit dem Unternehmen, weitere 46 Prozent sehen gleichermaßen positive wie negative Effekte („teils/teils“). 4 Prozent nehmen ausschließlich positive Auswirkungen wahr.

Abbildung 2

Wissenslücken: KI-Kompetenz gefragt

Trotz der zunehmenden Nutzung von KI und den überwiegend positiven Einschätzungen zu ihren Auswirkungen auf die Erfahrungen von Bewerbenden und Mitarbeitenden bestehen nach wie vor Wissenslücken im Umgang mit der Technologie.

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Nur 7,7 Prozent der Befragten schätzen ihr Wissen darüber, wie künstliche Intelligenz funktioniert, als „sehr gut“ ein. 26,9 Prozent bewerten ihre KI-Kenntisse als „gut“, die Mehrheit (57,7 Prozent) als „befriedigend“ oder schlechter.

Ein ähnliches Bild zeigt sich bezogen auf das Wissen über die rechtlichen Rahmenbedingungen für den Einsatz künstlicher Intelligenz. 57,7 Prozent der Befragten bewerten ihren Wissensstand als „befriedigend“, weitere 15,4 Prozent als „ausreichend“ oder „ungenügend“. Nur 26,9 Prozent geben an, ein gutes oder sehr gutes Verständnis der rechtlichen Rahmenbedingungen zu haben – darunter lediglich 3,85 Prozent mit der Bestnote „sehr gut“.

Diese Ergebnisse könnten erklären, warum viele Unternehmen zögern, KI-basierte Anwendungen stärker in ihre HR-Prozesse zu integrieren. Ohne Klarheit über die Funktionsweise von KI und die rechtlichen Rahmenbedingungen für ihren Einsatz bleibt KI für viele vor allem ein Risikofaktor.

Digitalisierung schreitet voran, aber nicht in allen HR-Bereichen

Während der Einsatz von KI also vielerorts noch mit Unsicherheit behaftet ist, zeigt sich in anderen Bereichen der HR eine deutlichere Entwicklung: Die Digitalisierung geht insgesamt voran – wenn auch mit unterschiedlichen Geschwindigkeiten in den einzelnen HR-Funktionen.

91,9 Prozent der Befragten geben in der diesjährigen Erhebung an, dass ihr Unternehmen HR-Software nutzt. Besonders verbreitet sind Tools für Arbeitszeitmanagement, Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie Bewerbermanagement und Recruiting.

Die befragten HR-Verantwortlichen sehen im Hinblick auf die Digitalisierung jedoch noch Luft nach oben. Ihren Angaben zufolge liegt der durchschnittliche Digitalisierungsgrad der HR bei 3,31, auf einer Skala von 1 (sehr niedrig) bis 5 (sehr hoch). Das ist zwar ein leichter Anstieg gegenüber dem Vorjahr (3,1), aber nach wie vor ein mittlerer Wert.

Je nach Funktionsbereich variieren die Werte. So ist der Digitalisierungsgrad in der Lohn- und Gehaltsabrechnung (ø 3,81) und dem Recruiting (ø 3,61) höher als in Personalentwicklung/Weiterbildung (ø 2,76) und Performancemanagement (ø 2,50).

Abbildung 4

HR Analytics: Etabliert, aber selten strategisch

Ein weiterer Aspekt der digitalen HR-Arbeit ist die Nutzung von HR Analytics – auch hier zeigt sich ein gemischtes Bild mit ungenutzten Potenzialen.

68,6 Prozent der Unternehmen verwenden HR-Kennzahlen, um ihre Personalarbeit zu verbessern – ein Wert, der in den vergangenen Jahren recht stabil geblieben ist. Die strategische Bedeutung von HR Analytics ist in der Praxis jedoch begrenzt: Nur 21,4 Prozent der Befragten geben an, dass Kennzahlen einen „hohen Beitrag“ zur Entscheidungsfindung leisten. Die Hälfte sieht einen „mittleren Beitrag“, weitere 28,6 einen „geringen“ beziehungsweise „gar keinen“ Beitrag.

31,4 Prozent der Befragten arbeiten für Organisationen, die überhaupt keine HR-Kennzahlen erheben. Besonders oft liegt das am fehlenden Zusammenspiel unterschiedlicher Unternehmensbereiche (45,2 Prozent). Aber auch fehlende Kompetenzen (35,5 Prozent) oder geringe Budgets (32,3 Prozent) werden häufig als Gründe genannt. Datenbasierte Personalarbeit ist somit in vielen Organisationen noch keine Realität.

Abbildung 5

HR-Software: Licht und Schatten

Neben den Herausforderungen bei der Nutzung von Daten zeigt sich auch bei der eingesetzten HR-Software selbst ein differenziertes Bild – mit Licht und Schatten. So ist die Zufriedenheit mit der HR-Software in den Unternehmen überwiegend hoch: 60,8 Prozent der Befragten äußern sich „zufrieden“ mit ihren HR-Tools, weitere 12,8 Prozent sind sogar „sehr zufrieden“. Ein Viertel der Befragten (24,5 Prozent) ist aber unzufrieden.

Probleme bereitet in der Praxis vor allem, dass Lösungen wichtige HR-Prozesse nicht abdecken (55,6 Prozent), Schnittstellen fehlen (46,7 Prozent) und technische Probleme die Funktionalitäten einschränken (45,6 Prozent).

Abbildung 6

Ausbaufähig bleiben Benutzerfreundlichkeit, Integrationsfähigkeit und Skalierbarkeit vieler Systeme. Die Benutzerfreundlichkeit bewerten die Teilnehmenden auf einer Skala von 1 (sehr gut) bis 5 (ungenügend) im Schnitt mit 2,7. Nur 6,9 Prozent erleben sie als „sehr gut“.

Abbildung 7

Die Integration der HR-Software in andere Unternehmenssysteme wird mehrheitlich ebenfalls als mittelmäßig eingeschätzt: Nur 1,9 Prozent erleben vollständige Integration. 47,6 Prozent geben der Integration die Note 3 (mittel).

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Zudem hat die Skalierbarkeit der Lösungen Entwicklungspotenzial: Nur 1,9 Prozent sehen ihre Software als „sehr gut skalierbar“, 30,5 Prozent bewerten sie in dieser Hinsicht als „mittelmäßig“. Viele Lösungen lassen sich somit nicht gut an Veränderungen, wie Wachstumsphasen, anpassen.

Abbildung 9

Einzelne Teilnehmer:innen der Befragung berichten über häufige Systemausfälle, nutzerunfreundliche Oberflächen und Menüführungen sowie unzureichende Auswertungsmöglichkeiten und Berechtigungskonzepte. 21,6 Prozent wollen in den nächsten zwölf Monaten den Anbieter für mindestens eine HR-Lösung wechseln.

Dennoch hat HR-Software zahlreiche positive Effekte. An erster Stelle nennen die Befragten Zeitersparnis (71,0 %) sowie Transparenz/Nachvollziehbarkeit von Prozessen (71,0 %). Insgesamt tragen digitale Tools auch dazu bei, die Performance der Personalarbeit zu verbessern. Mehr als die Hälfte der Teilnehmenden (51,43) sieht „starke“ bis „sehr starke Verbesserungen“ der Performance von HR durch Softwarelösungen. Weitere 36,2 Prozent beobachten mittlere Effekte. 11,4 Prozent nehmen „leichte Verbesserungen“ wahr, nur 0,95 Prozent geben an, dass Software keine Auswirkungen auf die Leistungen der Personalarbeit hat.

Abbildung 10

Neue Lösungen: Onboarding und Bewerbermanagement gefragt

Trotz mancher Schwächen erkennen viele Unternehmen den Mehrwert digitaler Tools und planen, ihre Systeme gezielt auszubauen. 54,9 Prozent der Unternehmen wollen bestehende Softwarelösungen erweitern beziehungsweise neue Tools einführen. Besonders gefragt sind dabei Lösungen für Onboarding, Bewerbermanagement und Personalverwaltung. Die Budgets für Software bleiben in den befragten Unternehmen mehrheitlich stabil (67,7 Prozent). Sie steigen in 25,5 Prozent der Organisationen und sinken in 6,9 Prozent.

Abbildung 11

Um passende Lösungen auszuwählen, benötigen HR-Abteilungen aber auch einen Überblick über den Markt der HR-Softwarelösungen. Leider attestieren sich nur 21,3 Prozent der HR-Professionals „gute“ und 8,3 Prozent „sehr gute“ Kenntnisse in dieser Hinsicht. Die meisten Befragten bewerten ihren Marktüberblick mit der Note „befriedigend“, weitere 20,4 Prozent geben sich die Note „ausreichend“, 5,6 Prozent wählen sogar ein „ungenügend“.

Abbildung 12

Fazit
Die Digitalisierung der Personalarbeit schreitet voran, bleibt jedoch teilweise Stückwerk. Während einige Tools in Bereichen wie Zeiterfassung oder Lohnverrechnung etabliert sind, zeigt sich bei KI-Anwendungen, HR Analytics und der Systemintegration Nachholbedarf. Wissenslücken und technische Hürden bremsen das Potenzial digitaler Lösungen oft aus. Um den digitalen Wandel in der HR nachhaltig zu gestalten, braucht es mehr als neue Software – gefragt sind digitales und strategisches Know-how, Investitionsbereitschaft sowie ein ganzheitlicher Blick auf Prozesse und Technologien.

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Quelle: Praxisratgeber hr-software aktuell

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