Zwischen KI-Einsatz und Systembrüchen

HR-Software-Report-2026: Der Markt für HR-Software wächst, KI hält Einzug in Recruiting und Talentmanagement – und viele Unternehmen denken bereits über den nächsten Systemwechsel nach. Der aktuelle HR-Software-Report 2026/2027 zeigt, welche Lösungen sich im Markt etabliert haben, wo Unternehmen aktuell investieren und an welchen Stellen HR-Abteilungen weiterhin mit ihren Systemen kämpfen. Schwerpunkte der Befragung liegen auf dem Einsatz künstlicher Intelligenz und HR-Analytics in der Personalarbeit.

DIGITALISIERUNGSGRAD

Eines steht fest: HR-Software besitzt in den befragten Unternehmen einen hohen Stellenwert. 97 Prozent der Teilnehmenden bewerten ihre Bedeutung für erfolgreiche Personalarbeit als „eher hoch“ oder „sehr hoch“. Entsprechend weit verbreitet ist ihr Einsatz.

Der allgemeine Digitalisierungsgrad der Personalarbeit wird überwiegend als mittel bis eher hoch eingeschätzt. 47 Prozent bewerten ihn mit „mittel“, 29 Prozent mit „eher hoch“ und 10 Prozent mit „sehr hoch“. Auf einer Skala von 1 (sehr niedrig) bis 5 (sehr hoch) liegt er im Mittel bei 3,3 – und hat sich damit im Vergleich zum Vorjahr nicht verändert.

Recruiting und Payroll am stärksten digitalisiert

Je nach HR-Bereich zeigen sich jedoch deutliche Unterschiede. Besonders weit digitalisiert sind Recruiting sowie Vergütung und Lohnabrechnung. Auf der Skala von 1 bis 5 erreicht die Payroll einen Mittelwert von 3,8, gefolgt vom Recruiting mit 3,7. Geringer fällt der Digitalisierungsgrad in Personalentwicklung und Weiterbildung mit 2,9 aus sowie im Performancemanagement mit 2,7 aus.

Digitalisierungsgrad in ausgewählten Bereichen der Personalarbeit: differenziert

Bei den eingesetzten Lösungen dominieren klassische Kernprozesse des Personalmanagements. Recruiting- beziehungsweise Bewerbermanagementsysteme nutzen 87 Prozent der Unternehmen mit HR-Software. Es folgen Workforcemanagement und Zeitwirtschaft mit 82 Prozent und Payroll mit 80 Prozent. Core-HR-Lösungen, die grundlegende Personalprozesse wie Stammdaten, Personalakte oder Genehmigungsprozesse abbilden, haben 78 Prozent im Einsatz. Talentmanagement- und Learning-Lösungen liegen mit 51 Prozent deutlich darunter.

PERFORMANCE & INTEGRATION

Eingesetzte Lösungen: SAP dominiert

Bei den eingesetzten HR-Softwarelösungen zeigt sich ein heterogenes Bild mit einigen klaren Schwerpunkten. Besonders stark vertreten sind Lösungen aus dem SAP-Umfeld: Insgesamt nutzen 24 Prozent der befragten Unternehmen SAP-basierte Lösungen. Ebenfalls weit verbreitet ist bei den teilnehmenden Unternehmen Sage DPW mit 15 Prozent. Personio folgt mit 12 Prozent. DATEV sowie P&I LogaHR erreichen jeweils 10 Prozent. Weitere Nennungen entfallen auf BMD und Infoniqa (jeweils 9 Prozent), Abacus Umantis mit 8 Prozent, Haufe mit 6 Prozent sowie Workday, ATOSS und TimeTac mit jeweils 5 Prozent.

Marktüberblick fällt vielen Unternehmen schwer

Die Befragung zeigt zudem, dass viele HR-Verantwortliche ihren eigenen Überblick über den Markt für HR-Softwarelösungen als eingeschränkt bewerten. Auf die Frage nach dem eigenen Wissensstand zum HR-Softwaremarkt vergeben lediglich 7 Prozent die Bestnote „sehr gut“. 37 Prozent bewerten ihren Überblick als „gut“, 33 Prozent als „befriedigend“.

Weitere 12 Prozent stufen ihren Wissensstand nur als „ausreichend“ ein, 11 Prozent sogar als „ungenügend“.

Software verbessert HR-Performance — aber nicht ohne Probleme

Die Wirkung der eingesetzten Software wird insgesamt positiv bewertet. 43 Prozent sehen eine starke oder sehr starke Verbesserung der HR-Performance durch digitale Tools. 37 Prozent erleben eine mittlere Verbesserung. Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Prozesse sowie Zeitersparnisse zählen dabei zu den wichtigsten wahrgenommenen Vorteilen.

Gleichzeitig berichten viele Unternehmen von Problemen im praktischen Einsatz. In jeder zweiten Organisation stören nicht funktionierende Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen die Abläufe. Auch technische Störungen sowie schlechter Support prägen den Alltag vieler HR-Professionals (jeweils 46 Prozent). Rund 40 Prozent geben zudem an, dass ihre Software wichtige Prozesse oder Teilschritte der HR-Arbeit nicht ausreichend abbildet.

Auch die Integration in bestehende Unternehmenssysteme ist überwiegend nur mittelmäßig umgesetzt. Der Großteil der Befragten ordnet den Integrationsgrad im mittleren oder „eher guten“ Bereich ein. Als vollständig integriert betrachten lediglich 6 Prozent ihre HR-Softwarelandschaft.

SOFTWAREBEDARF

Viele Unternehmen planen Erweiterungen oder Anbieterwechsel

Die Ergebnisse der Befragung zeigen deutlich, dass der Markt weiter in Bewegung ist. 61 Prozent der Unternehmen planen in den kommenden zwölf Monaten, bestehende HR-Software zu erweitern oder neue Lösungen einzuführen. Besonders gefragt sind Talentmanagement-, Learning- und Performance-Lösungen mit 60 Prozent der Nennungen, Recruiting-Systeme (55 Prozent) und Core-HR-Lösungen (49 Prozent).

Parallel dazu plant mehr als ein Drittel der Unternehmen einen Anbieterwechsel. 37 Prozent geben an, ihre HR-Software wechseln zu wollen, weitere 10 Prozent sind noch unentschlossen. Hauptgründe für einen Wechsel sind unzureichender Funktionsumfang mit 58 Prozent, mangelnde Innovation beziehungsweise fehlende Weiterentwicklung mit 45 Prozent sowie hohe Preise mit 40 Prozent. Schlechte Usability und fehlende Integration werden ebenfalls häufig genannt.

Bei den potenziellen Wechselkandidaten zeichnen sich klare Präferenzen ab. Unternehmen, die einen Wechsel in Betracht ziehen, nennen als Wunsch-Anbieter besonders häufig Personio sowie SAP SuccessFactors. Auch Sage DPW und Workday geben einige Befragte an. Damit dominieren sowohl etablierte Enterprise-Lösungen als auch moderne cloudbasierte HR-Plattformen die engere Auswahl der Befragten.

EINSATZ VON KI

KI vor allem im Recruiting im Einsatz

Künstliche Intelligenz spielt in der Personalarbeit inzwischen eine sichtbare Rolle, allerdings noch nicht flächendeckend. 44 Prozent der Unternehmen geben an, KI in HR-Prozessen einzusetzen. Im Vergleich zu den Vorjahren ist das ein deutlicher Anstieg: Im Jahr 2024 setzten 22,2 Prozent der Unternehmen künstliche Intelligenz in der Personalarbeit ein, 2025 waren es 27,6 Prozent.

Wo KI zum Einsatz kommt, geschieht dies mittlerweile vor allem im Recruiting und Bewerbermanagement. 61 Prozent der KI-nutzenden Unternehmen nennen diesen Bereich. Es folgen Talentmanagement, Learning und Performance mit 50 Prozent sowie HR-Analytics und Reporting mit 31 Prozent. Payroll oder Workforcemanagement spielen bislang eine deutlich geringere Rolle.

Die Auswirkungen von KI auf Candidate und Employee Experience werden überwiegend neutral bis leicht positiv bewertet. Eine negative Bewertung findet sich praktisch nicht. Gleichzeitig fällt die Bewertung der Effizienzgewinne eher verhalten aus: Der Durchschnittswert liegt bei 2,51 im Schulnotensystem und damit im Bereich zwischen „gut“ und „befriedigend“.

EINSATZ VON HR-ANALYTICS

HR-Analytics etabliert sich — Aufwand bleibt größte Hürde

HR-Analytics ist bereits deutlich stärker verbreitet als KI. 72 Prozent der Unternehmen werten regelmäßig HR-Kennzahlen aus, um ihre Personalarbeit zu optimieren (im Vorjahr waren es 69 Prozent). Der Beitrag zur strategischen Entscheidungsfindung wird jedoch überwiegend als mittelmäßig eingeschätzt.

Unternehmen, die bislang keine HR-Kennzahlen auswerten, nennen vor allem organisatorische und strukturelle Hürden. Am häufigsten wird der hohe Aufwand erwähnt: 57 Prozent der Befragten sehen darin ein Hindernis. Ebenfalls häufig angeführt werden das schlechte Zusammenspiel zwischen den Unternehmensbereichen mit 44 Prozent sowie unzulängliche Kompetenzen mit 35 Prozent.

Auch fehlende oder zu geringe Budgets spielen für 30 Prozent eine Rolle. Widerstände im Unternehmen nennen 9 Prozent der Befragten, datenschutzrechtliche Bedenken lediglich 4 Prozent. Nur 9 Prozent sehen grundsätzlich keinen Nutzen in HR-Analytics.

Trotz dieser Hürden planen viele Unternehmen den Einstieg in HR Analytics: 57 Prozent der Organisationen ohne bisherige Kennzahlenanalyse möchten dies innerhalb der kommenden zwölf Monate angehen.

FAZIT

Stabilität, Bedienbarkeit und Sicherheit bleiben zentrale Anforderungen

Bei den Anforderungen an HR-Software stehen grundlegende Kriterien weiterhin klar im Vordergrund. Am wichtigsten ist den Befragten das Abdecken zentraler HR-Prozesse mit 90 Prozent. Es folgen Bedienbarkeit und selbsterklärende Oberflächen mit 87 Prozent sowie Reporting- und Auswertungsfunktionen mit 86 Prozent.

Datensicherheit nennen 76 Prozent der Befragten als zentrales Kriterium, die Stabilität und Zuverlässigkeit der Software 75 Prozent. Erweiterbarkeit durch zusätzliche Module sowie guter Support spielen ebenfalls eine wichtige Rolle.

Insgesamt zeigen die Ergebnisse des HR-Software-Reports 2026/2027:

Software für die Personalarbeit ist in den Unternehmen fest etabliert und gewinnt strategisch weiter an Bedeutung. Gleichzeitig bleibt der Markt stark in Bewegung.

ÜBER DIE STUDIE

Für den HR-Software-Report befragen der personal manager und das HRM Institute einmal im Jahr HR-Verantwortliche, Führungskräfte und Manager:innen aus der DACH-Region zu ihren Erfahrungen mit Software für die Personalarbeit. An der jüngsten Onlinebefragung im April und Mai 2026 haben 118 Personen teilgenommen. 85 davon haben den Fragebogen vollständig ausgefüllt und ihre Antworten sind in die Bewertung eingeflossen.

Mehr als die Hälfte der Teilnehmenden hat eine Führungsposition im HR-Bereich. 44 Prozent sind Head of HR, weitere 12 Prozent leiten Bereiche wie Recruiting, L&D oder Payroll. 73 Prozent der Teilnehmenden arbeiten in Österreich, 27 Prozent in Deutschland und 8 Prozent in der Schweiz.

Die Mehrheit der Antworten stammt aus privatwirtschaftlichen Unternehmen. Besonders stark vertreten sind Branchen wie IT und Software, Industrie und Gesundheitswesen. Mittelständische und größere Unternehmen dominieren die Stichprobe: Mehr als ein Drittel der teilnehmenden Organisationen beschäftigt mindestens 1.000 Mitarbeitende.

Quelle: Praxisratgeber hr-software aktuell

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