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Onboarding-Notfallplan: So holst du Neuzugänge rasch an Bord

Gutes Onboarding ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. Aber manchmal muss es einfach schnell gehen. Wie das funktioniert, zeigen wir hier.

Montagmorgen. Ein neues Teammitglied fängt nächste Woche an und es gibt noch keinen Onboarding-Plan? Kein Problem. Dieser Beitrag zeigt dir, wie du Neuzugänge in letzter Minute an Bord holst – mit Plan und Herz.

Onboarding ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit

Wahrscheinlich hast du schon länger nach der neuen Kollegin gesucht und endlich hat die perfekte Kandidatin unterschrieben? Gratuliere zum erfolgreichen Recruiting – und lass jetzt bloß nicht nach!

Denn gutes Onboarding ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit, um Frühfluktuation zu vermeiden und die Einarbeitungsphase effizient zu gestalten. Laut Haufe Onboarding-Studie 2023 verzeichnet mehr als ein Drittel der Arbeitgeber:innen Kündigungen noch vor dem ersten Arbeitstag. Darüber hinaus sind 21 Prozent der HR-Verantwortlichen der Meinung, ein Mangel an professionellem Onboarding führe dazu, dass neue Mitarbeitende das Unternehmen schnell wieder verlassen.

Angesichts dieser Erkenntnisse solltest Du keine Zeit verlieren und eine Stunde in die wichtigsten Schritte investieren, um dein neues Teammitglied mit Plan und Herz rasch an Board zu holen. Gutes  Onboarding spricht sich herum und ist daher essentiell für deine Employer Brand nach innen und außen. Denn jeder wird am Beginn eines neues Jobs gefragt, wie es läuft, und du als Arbeitgeberin hast es in der Hand, wie die Antwort ausfällt!

Zwei essentielle Effekte beim Onboarding

Beim Onboarding geht’s um zwei wichtige Effekte: Erstens kannst du in dieser Phase das neue Teammitglied emotional an Bord holen, psychologische Sicherheit vermitteln und einen herzlichen Empfang bereiten. Zweitens gibst du einen möglichst guten und strukturierten Überblick über das Aufgabengebiet, was die Performance nach der Einarbeitung begünstigt. Der folgende Plan zeigt dir die ersten Schritte, die für dein neues Teammitglied einen großen Unterschied machen werden.

Dein 60-minütiger Onboarding-Notfallplan

  1. Tag 1: Erstelle einen groben Ablauf für den ersten Tag, der Sicherheit und Struktur gibt. Achte darauf, viel Raum für das emotionale Ankommen zu geben. Neue Teammitglieder brauchen Zeit, um das Umfeld zu erkunden und herauszufinden, wie die zwischenmenschlichen Gesetze im Team funktionieren. Versuche nicht, zu viele Infos auf einmal zu vermitteln. Wer gleich am ersten Tag einen dicken Ordner mit Unterlagen und Abläufen durcharbeiten soll, ist zwangsläufig überfordert. Es ist viel sinnvoller, dem Onboardee am ersten Tag das soziale Ankommen zu ermöglichen und Inhalte als „snackable content“ nach und nach zur Verfügung zu stellen. Beachte dabei auch das 30-60-90 Modell (siehe Webtipp).
  2. Vorab-E-Mail: Starte mit einer herzlichen E-Mail schon vor dem ersten Arbeitstag. So gibst du dem neuen Teammitglied Sicherheit und bestätigst ihn oder sie in der Jobentscheidung. Versende wichtige Informationen wie Parkmöglichkeit, Ablauf für den ersten Tag, Dresscode, Benefits oder Möglichkeiten fürs Mittagessen. Wenn die Nachricht eine kleine persönliche Note hat, kann das Wunder wirken.
  3. Feste Ansprechperson: Suche eine feste Ansprechperson für das neue Teammitglied. Der Buddy sollte vom ersten Tag an zur Verfügung steht. Wähle den Buddy nach folgenden Kriterien aus:
    • Erfahrung & Fachwissen: Ein guter Buddy hat solides Fachwissen und ist bereits mit der Unternehmenskultur vertraut.
    • Empathie: Ein wichtiger Faktor für einen Buddy ist die Fähigkeit, sich in die Situation des neuen Mitarbeiters hineinzuversetzen.
    • Kommunikationsstärke: Ein Buddy muss in der Lage sein, komplexere Sachverhalte einfach und klar zu erklären.
    • Geduld: Jeder lernt in seinem eigenen Tempo. Ein guter Buddy hat Geduld und bietet kontinuierliche Unterstützung.
    • Verfügbarkeit: Zwar ist der Buddy nicht rund um die Uhr verfügbar, sollte aber genügend Zeit einplanen können, um deinem neuen Mitarbeiter bei Bedarf zur Seite zu stehen.
  4. Infrastruktur: Sorge dafür, dass der Arbeitsplatz bereit ist und alle Tools vorinstalliert sind. Eine schriftliche Anleitung kann viele Fragen klären. Falls es in eurem Büro Türschilder gibt, tausche sie rechtzeitig aus.
  5. Checkliste mit ersten Aufgaben: Erstelle eine kurze Liste mit den ersten To-dos. Das gibt zu Beginn Orientierung und ermöglicht Deinem Neuzugang schnelle Erfolgserlebnisse.
  6. Am ersten Tag: schnelle Team-Vorstellung: Plane eine 15-minütige Vorstellungsrunde im Team. Das baut erste Verbindungen auf und stärkt das Teamgefühl. Oder noch besser: Plane gleich für den ersten Tag ein Willkommensfrühstück ein. Das ist Wertschätzung pur und bricht das Eis gleich zu Beginn.
  7. Willkommens-Nachricht im Intranet: Veröffentliche eine kurze Willkommens-Nachricht im internen Netzwerk. Das fördert die soziale Integration und zeigt, dass ihr euch freut.
  8. Kurzes Feedback-Gespräch: Nimm dir am Ende des ersten Tages Zeit für ein Feedback-Gespräch. Das zeigt, dass dir das Wohl deiner neuen Kollegen am Herzen liegt. Und Du erhälts wertvollen Input, wie dein Unternehmen wahrgenommen wird und was du optimieren kannst.

Onboarding geht uns alle an

Onboarding ist Querschnitt-Materie. Einen Teil übernimmt vielleicht HR. Gutes Onboarding steht und fällt aber auch immer mit dem Mindset von Führungskraft und direkten Teamkollegen. Denn der beste Plan bringt nichts, wenn es im Team dann so gar nicht funkt.

Vielleicht übernimmt in deinem Unternehmen auch die direkte Führungskraft die komplette Verantwortung für das Onboarding. Laut Haufe Onboarding-Studie 2023 ist das nicht ungewöhnlich, denn bei 34 Prozent der befragten Unternehmen ist die direkte Führungskraft, beziehungsweise bei 17 Prozent das Team verantwortlich für Onboarding. Achte daher darauf, deine Führungskräfte mit ausreichend Onboarding-Skills auszustatten. Es liegt im größten Interesse der Teams, dass sich neue Kolleginnen und Kollegen  rasch in das Teamgefüge integrieren, biete dabei Hilfe zur Selbsthilfe.

Das Wichtigste zum Schluss

Vergiss nicht, deinem neuen Teammitglied zu zeigen, dass es von Herzen willkommen ist. Ob bei einem Willkommensfrühstück in der Kaffeeküche oder beim Plausch im Flur: Nimm dir gerade in der Anfangsphase Zeit, ins Gespräch zu kommen. Denn Onboarding ist mehr als ein Prozess, es ist der Beginn einer Beziehung. Und wie bei jeder Beziehung zählt auch der erste Eindruck. Dieser Plan ermöglicht es dir, auch unter Zeitdruck ein effektives und herzliches Onboarding zu gestalten.

Webtipp

Infos zum “30-60-90-Modell” im Onboarding bietet dieser Post von Christina Haitzinger auf Linkedin.

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Christina Haitzinger

Gründerin bei Magic Onboarding
Christina Haitzinger ist Unternehmensberaterin, Trainerin und Coach mit Fokus auf Onboarding, Offboarding und Reboarding. Mit ihrer rundum Perspektive aus Kommunikation, HR und psychologischer Beratung unterstützt und trainiert sie Unternehmen beim Aufbau eines nachhaltigen Onboarding-Mindsets. Zusätzlich begleitet Christina Teammitglieder und Privatpersonen bei ihrer persönlichen Karriereentwicklung und dem Reboarding nach der Karenz.